【開工厚多士】快快收工的30個秘訣(三)

2016年04月20日

提升工作效率的方法真的有很多,由時間管理到整理文件方法都幫到手,今期介紹最後十個小點子。

 

 

21. 文件夾

準備一套標示一至三十一日的文件夾,再準備十二個較大的文件夾,寫上一月到十二月,再將特定日子要做的事情放進相應文件夾。例如你要在四月廿三日參與會議,你可以將會議文件放在廿三日的文件夾,再將文件夾放入四月的套子中。記得每天都要把昨天的文件夾移到後邊,那麼你需要的東西就放在最前,自然能掌握每天要處理的文件資料了。

 

22. 善用提示

在工作環起周圍放些提示牌,幫助你記得要做的事情,好過花腦汁記住一些小事情。例如明天要把檔案還給人事部,不妨在下班前,將檔案放在椅子上,那麼明天回來,你說一定記得要還了。

 

23. 保持整潔

混亂是由東西放在不在合適位置引起,完全做到一塵不染並無必要,亦會增添工作壓力,只要保持基本整潔,讓你很容易就找到想要的文件就行。現在就找出工作中或者生活中的混亂,把它好好糾正吧!

 

 

24. 未做清單

列一張未做事項清單,這有利你發現導致工作效率不高的原因,例如你會否只顧住打機呢?

 

25. 準備模板

為經常做的重複工作建立模板,例如回覆客戶的電郵、更新博客等。

 

26. 懂得拒絕

學會對新工作、打擾等說「不」,讓自己集中在工作上。

 

27. 時間安排

先安排好娛樂節目和生活,再把工作放入日程表,不要只顧工作,忽視休息和跟家人朋友相處的時光。

 

 

 

28. 50-30-20

把工作日50%時間用在推動長期和人生計劃;30%花費在中期目標(兩年左右)上,剩下20%花在那些只可能在將來九十天內影響你的事情上。

 

29. 計時器

告訴自己要在特定時間內,只專注在一件事,然後設定計時器專心做事。當計時器鈴聲響起,你應該也完成工作,可以開始下一個項目。

 

30. 跟自己對話

每個星期給自己安排一段時間,靜靜地休息和問問自己︰工作上軌道了嗎?還有甚麼未做好?我犯了甚麼錯失嗎?如何能夠改善自己?

 

一連三天跟大家分享提升工作效率的方法,希望大家有所得著。有無想過轉工換換環境,立即登上 Job Market 的 Recruitment Day,看看有無心水好工吧!

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