職場「效率王」是如何煉成?

2016年12月11日

各位上班一族,間中都會見到某類奇人,工作效率係超快!到底藏著甚麼秘訣?透過幾位外國專家,希望能解開一切謎團,令大家工作可以更有效率!

 

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美國一位著名生產力顧問Brendon Burchard建議大家一個公式:每天省下50分鐘給以下五件事情,可以使生活更平衡和更有效率:

(1)多50分鐘睡眠:多數的現代人平常並沒有達到理想的睡眠時間,適度的補眠對身體機能有所助益。

(2)50分鐘專注早晨:早晨是一天最重要,這時大腦剛甦醒,最適合處理重要任務,確保自己在這段時間內專心做好某件事,能夠發揮意想不到的效率。

(3)50分鐘彈性時間:每天在schedule空出50分鐘,做你最想做的事,可能是推動一個大case的進度,又或者是溫習你正在學的語言等等,只要是對你來說有意義的事。

(4)50分鐘自我沉澱:只需自己一個人給身心平靜的時光,整理思緒和情感,也許可以藉由冥想和寫日記來輔助,重新設定好自我狀態。

(5)50分鐘放空:沒有人可以長時間連續工作,給自己50分鐘離開工作事,去外面走走,或喝杯咖啡,找找同事聊天,看本書等等,都能幫助增加下一個時段的效率。

 

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德國一名經營顧問公司的80後Francesco Cirillo,發明了一個叫「番茄時鐘工作法」,靈感來自烹飪時的圓形計時器,他建議將工作分段完成,每一片段最長不超過25分鐘,中間輔以5分鐘的休息時間,在手機或電腦上都有「番茄時鐘App」可供下載,實際操作的方法如下:

(1)選定「一個」待完成的任務。

(2)將計時工具設定在25分鐘。

(3)持續且不分心地工作,直到計時器響起。

(4)稍做5分鐘的休息。

(5)連續操作(3)及(4)步驟四次後(總長兩個小時),休息15至30分鐘。

(6)25分鐘的基準是建議值,工作時間長度可以自行調整,可以多試驗幾次找出自己最適宜的時間循環。據指,發明這個方法,對長時間工作對生產力有害無益。

 

每個忙於工作的人都有擬定「待辦清單」的習慣,對效率很有幫助,但是知道什麼該做的同時,也應該要知道哪些事情是不必做的。社交網站Twitter創辦人Jack Dorsey,鼓吹每個人都應該擁有一份「不辦清單」,將那些日常會影響工作效率的壞習慣記錄下來,提醒自己不要受影響,例如:

(1)太常檢查信箱

(2)上班時間打開Facebook或Instagram

(3)開太多跟工作無關的分頁

(4)工作時間太長缺乏休息

 

日常基礎上,每人總需做出許多決定,細碎決定卻影響未來,因此,要獲得高品質生活的唯一辦法,便是做好每一個決定,而以上的「生產力公式」便有助於達到目的。

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