打工仔每天在辦公室工作，接受到來自同事、上司、老闆或者客戶的電郵多不勝數，當中有急需回覆跟進的、有可以稍後處理的，亦有錯誤寄出的，亦有垃圾電郵充斥。每天收到如此多電郵及資訊，處理時間冗長，甚至可能會有一刻以為自己的工作就是處理電郵。外國媒體The Muse邀請了專家作出建議，每天收到約100個以上的電郵的職員，是怎樣每天處理電郵的。
1. 將需要即時處理的電郵留在收件匣
先將收到的電郵分類，分隔出需要即時處理的電郵，是有效節省時間的第一步。一位顧問公司的經理接受訪問時指，當時每天她會收到超過100封電郵，然而當她進行分類後，實際需要處理的可能只有20多封。她指「我希望一打開郵件匣，看到的電郵只會是我需要處理的急件，以及是需要我回覆的。」
網上圖片
2. 創建一個「待覆」資料夾
一項工作不只是你在處理，還有需要同事工作後才由你接手的項目。將它們的電郵置在待覆資料夾，能夠提醒你有什麼工作還未做，以防自己忘記。不少上班族指，曾經有不需要當刻完成的工作，到同事辦妥交棒到自己手上時，卻因為郵箱爆滿而無法找到當時的資料，自此下定決心掌握郵箱的控制權
3. 習慣副資料夾及標籤功能
一位每天接收近250封電郵的CEO指，將電郵標籤及分類，能夠助你辦事事半功倍。「將同類或同一個項目的電郵以相同顏色的標籤分類，這樣在辦事及搜尋參考資料時都會更方便。」亦有職員指，以副資料夾分類能夠令自己知道需要的文件在哪裡，加快搜索時間。
4. 為郵箱設立自動阻隔及分類
電子郵箱的功能其實包羅萬有，隨時令你意想不到。例如Outlook可以透過設定寄件人的名稱，去自動將郵件分類至不同資料夾。例如你的重要生意伙伴陳小明的電郵，可以分類到最重要郵件的資料夾。有使用這方法的職場人士指，能夠有效阻隔不必要的信息。
5. 與行事曆功能掛鉤，提醒電郵事項
如果有不需要即時回覆的電郵，可以將他們移到一個有行事曆的資料夾，並記錄低什麼時候需要回覆。這樣就不擔心忘記工作，而且行事曆還會進行提醒。Outlook及Gmail等熱門電郵信箱都有這項功能。
網上圖片
6. 容忍推銷電郵應事不過三
不必要的垃圾或廣告郵件，雖然已經由郵箱自動阻擋，但仍然會有漏網之魚。如果想狠下決心阻止，不少專家都會建議容忍三次的方法：當你收到推廣電郵而立即刪除它超過三次的話，在電郵內按下取消訂閱郵件的按鈕，因為你對他們的商品已經再沒興趣。
7. 設立電郵範本
不論是寄或者收，我們很多時都會以電郵撰寫同一個內容多次，例如是查詢價格或者回覆價格等。用家可以設立電郵範本，就可以省卻不必要的人手時間。
網上圖片
8. 每天固定時間檢查郵箱
沒有人想錯過開會及會談時間，因此會將其他工作安排在開會以外的時間，其實檢查電郵亦應如此。每天訂立數個檢查電郵的時間，在時間內不花心思處理其他事，只處理郵件的話，你會變得非常快速及專注，這樣就能加快進度。
9. 關閉電郵通知
即使已經有效地處理好收到的電郵，那首鈴聲或聲響仍然會在工作的時候影響到你。如同上一個建議般，只在某些時間檢查電郵，而且平時將聲效通知關閉的話，對工作更有幫助。
網上圖片
10. 花少少的工餘時間處理「垃圾」
將郵箱連線至電話，可以讓你在下班後少少的時間，將所有不需要的郵件及資料處理掉。那些時間可以是等待升降機的時間，或者是在超市排隊等待結帳的時間。
資料來源：The Muse
好工推介
| Accounts Clerk | - | 17 May 2025 | |
| 半職見習收銀員 / 店務助理 | Wan Kee Group 允記集團 | 13 May 2025 | |
| 高級店務員 | Wan Kee Group 允記集團 | 13 May 2025 | |
| 半職見習店務員 | Wan Kee Group 允記集團 | 13 May 2025 | |
| 鐘錶銷售員 ( 全職/兼職 ) | 威尼斯商貿有限公司 | 28 Apr 2025 |
職場熱話
- 1
- 2
-
啱啱畢業 下個月返第一份工 阿媽突然提出辭職靠佢養 網民：「一出身就要養成頭家，點算好？」
TOP 1 -
引入指定技術工種專才 消息指涵電工等8工種 放寬至40歲以下 議員：可應對青黃不接
TOP 2 -
面試靠吹成功上位 但能力不足點算好？點解面試唔好吹咁大？
TOP 3 -
應老友邀請 加入公司推行改革 點知成為磨心 被下屬多番無視 究竟係自己無能定被朋友利用？
TOP 4 -
壓力日漸累積 熱情消磨殆盡 30歲裸辭係逃避定覺醒？
TOP 5
-
警務處招聘交通督導員 月薪2萬至2.9萬 完成中三學業 就可以投考！
TOP 6 -
廢棄學校變景點 日本發展另類深度遊
TOP 7 -
全球裁員潮一浪接一浪 被人炒點算好？
TOP 8 -
恒生裁員 學者：本港企業的開始 料更多公司仿傚縮規模 AI搶飯碗？籲一類員工「自求多福」
TOP 9 -
口才差成升職絆腳石 港女：「壓力大到匿埋廁所喊！」
TOP 10
-
當事業遇上樽頸位 如何打破僵局？
TOP 11 -
施紀賢公布收緊移民措施 要求較高英語水平及延長居留期至10年
TOP 12 -
工作重複又單調會增加失智風險 操勞啲反而有助保護大腦？
TOP 13 -
海洋公園／水上樂園事業探索之旅 環境滿「Fun」 非凡工作體驗
TOP 14 -
比爾蓋茲宣布捐出99％身家 只因不願被人說 「死時很富有」
TOP 15
-
單身中女同事摸頂買樓 500萬買200呎納米樓 供樓要供到80歲
TOP 16 -
內地企業設機械人訓練學校 煮飯清潔維修 樣樣有得練
TOP 17 -
被裁員點同面試官解釋？ 專家：「誠實是關鍵， 但方式更重要」
TOP 18 -
經濟動蕩 想儲多個錢旁身 即睇8大無痛儲蓄法
TOP 19 -
環聯稱港可疑詐騙連續5年超全球 人均損失3.3萬 零售業騙案激增 金融為何減少？
TOP 20
