橫向的管理架構，逐漸成為企業趨勢。人才需要在較少的資源下工作，一人的工作量相對加增。若果不想每周工作超時，有一些簡單的方法，令工作更有效率，亦較容易做好。


每天放工前，準備好明天的待辦事項清單（To-Do-List），只須列出必要完成的任務，並排列它們的優先次序。到了翌日，先專注在表上的工作，而且同一時間專注於一項工作。工作專注時候，工作的結果質素（Quality）自然高，久而久之，熟能生巧，完成工作所需時間自然變少，效率便出來了。整理好一列清單的目的，可以先讓自己專注清單，再專心每項工作，無論對新畢業生、或具經驗的管理層都必定有效。


你可能會問，不是要Multi-tasking 嗎？對，當我們面對臨時（Ad-hoc）的工作，很多時候要同一時間應付，例如正草擬電郵或報告時電話響起、同時間同事前來商討工作、上司來交託工作等等，這亦是大多數工作時間內會面對的事情，將新接到的工作再加入清單，經思考排列完成的優先次序。要令工作可以在有限的時間完成，必須加快每項任務的效率，當然，有些Ad-hoc的任務可以押後處理，重新專注原來的工作，但有些需要即時處理，便沒法躲避了。Multi-tasking原本來自電腦的詞語，電腦可以完成多項工作，其中一個原因是電腦已設定很多程式去處理不同的工作；我們人類不能加多一雙手，卻可以先將桌上的工具、電腦上的檔案先作基本的分類，把可預計的、重複的工作設計不同的模板（Template），當同一類的Ad-hoc工作來到，可以在Template上修改，加快完成工作的時間，簡化工作的程序。這是時間管理的學問，要縮短工作的時間，提升效率，事前的工夫不可少，當每事都設定好Template，把桌上的工具如筆、計算機安放在容易觸及的地方，適合的工具就像一對手，再不用怕因Multi-tasking而添忙亂，增加壓力而減低效率。


最後，亦是最重要，是保持健康。作息及飲食定時，鍛煉好身體，才有更多的精力去完成目標。社會講求工作效率的同時，亦講求生活與工作平衡，放假時盡情的玩樂，放開擔子，工作時專注努力，效率自然提升。



撰文：徐玉珊

ManpowerGroup大中華區董事總經理，負責香港、澳門、台灣及內地的業務開拓，資深人力資源服務管理層。經常於傳媒為Manpower就業展望調查，就業及人力市場概況作深入評論。

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